El pasado 16 de julio, cumplí 50 años de vida y más de la mitad se los he dedicado a la gestión de personas. 

Para homenajearme y ayudarte a ti, he decidido compartir una lista de 10 errores, que he cometido a la hora de desarrollar un efectivo sistema de mediciones de indicadores o KPIs en RRHH, así como algunas acciones para evitarlos o corregirlos.

No pretendo que sea un súper manual y aunque tengo documentado más de 50 errores, hoy quiero brindarte tan solo un resumen personal de diez malas y buenas prácticas en el apasionante mundo de las Mediciones en RRHH. Te aclaro que no están organizados por su grado de importancia.

Tal vez hayas cometido otros errores o hayas escuchado de otros colegas, disimiles dificultades que hayan atravesado y me encantaría que me los comentaras, para poderlos compartir y de paso, todos aprendemos.

10 errores que he cometido en las Mediciones de RRHH y cómo los corregí:

1. No entender a cabalidad el negocio y su estrategia global.

Conocer la estrategia global de tu empresa, la misión, la visión, los valores es importante, pero no suficiente.

Cuando entré a trabajar al sector pesquero, me demoré un poco en entender la estrategia de mi empresa y su funcionamiento, que me trajo como consecuencias entre otras cosas, demoras en el establecimiento de buenos indicadores en RRHH. Creía erróneamente que mi experiencia en RRHH del sector azucarero, la podía trasladar acá, casi de la misma manera, con algunos maquillajes.

Cuando digo entender, no era conocer, sino saber cómo funcionaba todo el negocio, cómo se generaba ingresos y dónde se gastaba más. Para eso tuve que entender la tecnología de producción, desde que el pez era un alevín hasta que se convertía en una venta final. Tuve que reunirme y participar en reuniones no solo con directivos, sino con especialistas, criadores y pescadores, en cada unidad de negocios.

Establecer buenos indicadores se facilita mucho, con estos aprendizajes. Así que involúcrate en tu negocio, sal de la comodidad de tu oficina y domina el funcionamiento de tu organización.

2. No definir bien los objetivos de RRHH.

¿Eres de los que trabajas por Objetivos o solo cumples directivas y orientaciones de tus superiores?

Pensaba que este era un problema de hace 20 años atrás cuando casi empezaba en RRHH, pero ahora como consultor y emprendedor en Miami, me doy cuenta que es el problema más grande que seguimos teniendo en RRHH, incluso en países desarrollados como los EEUU.

Si no defines o estableces objetivos retadores en RRHH cada año, no podrás transformar la función y mucho menos establecer correctamente los indicadores o KPIs. 

3. No alinear los objetivos de RRHH a los Objetivos de tu organización.

Este error está vinculado con el anterior. Los he separado intencionalmente. No haces nada con establecer Objetivos en RRHH que no le importen o le importen muy poco a tus ejecutivos principales.

El quid de la cuestión, es alinearlos a los intereses de tu organización, que soporten, que ayuden, que faciliten el cumplimiento de los objetivos de tu empresa.

Si tu empresa quiere vender más, ¿qué se puede hacer desde RRHH para lograr esto? ¿Entrenar a los vendedores en nuevas técnicas de ventas? ¿Reclutar y seleccionar nuevos vendedores con nuevas habilidades? ¿Reducir la rotación de los vendedores?

Construye indicadores de RRHH que tengan sentido para tu negocio.

4. No dedicarles recursos a las mediciones.

Básicamente este error, guarda relación con el pretexto por excelencia de los profesionales de RRHH de decir que no tienen tiempo para medir. Yo también lo decía, no me avergüenza reconocerlo, pero me convencí que es cuestión de prioridades y medir se convirtió en algo muy importante, casi lo más importante. 

El recurso tiempo, es clave. Si quieres hacer la diferencia entre un buen sistema de indicadores y otro mediocre, dedícale tiempo al diseño, implementación y mejora de tus KPIs en RRHH.

Tal vez al inicio tu empresa no te pueda apoyar con recursos financieros para comprar un software de mediciones en RRHH, pero empieza con el Excel, nunca pasa de moda.

Lo importante es que empieces a medir y puedas demostrar poco a poco, los aportes de RRHH y seguramente, aparecerá muy pronto el dinero para adquirir mejores tecnologías.

5. Dificultad para separar procesos administrativos de RRHH de los más estratégicos.

Los indicadores tradicionales de RRHH responden a procesos administrativos y son importantes, pero no son suficientes.

De hecho, según Deloitte, el 56% de las organizaciones aún están en esta fase de las mediciones básicas.

Es importante por ejemplo, seguir midiendo el índice de ausentismo, es bueno y útil, hacer una presentación demostrando la evolución positiva o negativa en el tiempo, de este indicador.

Pero debes priorizar la medición de indicadores que se refieran a subprocesos de RRHH importantes o críticos, aquellos que más impactan la estrategia de tu organización: Selección del personal, Evaluación del Desempeño, Retribución Salarial, Formación y Desarrollo, etc.

Por lo tanto, identifica o construye indicadores no tradicionales de RRHH y sobre todo, que tengan alguna conexión con la contribución o el aporte en valor, es decir con el dinero.

Por ejemplo: ¿Cuánto le costaría a tu organización que se fueran los empleados  de mayor rendimiento? ¿Qué impacto tiene en los ingresos de tu organización, la demora en cubrir una vacante de un puesto critico o clave?

Recuerda que tus directivos le prestarán mucha más atención a estos últimos.

6. No trabajar de conjunto con el área de Finanzas y Contabilidad.

Mi experiencia práctica me dice, que si no haces una alianza efectiva con el área de Contabilidad y Finanzas, vas a lograr muy poco en el tema de las mediciones.

Por dos razones: primero, hay muchos datos que deberás encontrar (y entender) en los registros contables financieros y una buena comunicación con ellos, te abrirá muchas puertas.

Segundo, para nadie es un secreto que esta área tiene mucho poder en cualquier organización. Si le demuestras interés genuino en las mejoras de tu organización y de cuán importante es tu alianza con ellos, no tardarán en comentar, promocionar y hasta sobredimensionar lo que estás haciendo por el bien de la empresa. 

7. Medir solo con fines de control.

En mis inicios como profesional de RRHH,  me exigían que hicieran autocontroles a los procesos o prácticas de RRHH y que estableciera y midiera algunos indicadores para cumplir con los controles del sistema de gestión de calidad.

Con el tiempo mi equipo y yo nos dimos cuenta que medir solo para cumplir con el sistema de gestión de calidad y para controles externos, era bueno pero no suficiente. 

Necesitábamos estar convencidos (y nos convencimos) que medir era importante para mejorar en RRHH, para apoyar a nuestra empresa a lograr objetivos grandes, para que nuestra área de RRHH ganara credibilidad e influencia, para poder acceder a financiamientos de proyectos y planes de mejoras de RRHH, en fin, los propósitos cambiaron y cambiaron cuantitativa y cualitativamente los indicadores y KPIs que establecimos.

Por lo tanto, ten claros desde el principio, los fines y propósitos de medir en RRHH. Te ayudará mucho a la definición de KPIs adecuados.

8. Creación de un gran número de indicadores.

A pesar de que nadie se pone de acuerdo de cuántos indicadores o KPIs son los más adecuados, sí existe consenso, en que pocos, es mejor que muchos, por el tema del foco en lo importante.

No obstante, en tu área de RRHH seguramente vas a medir muchos KPIs, porque son varios los subprocesos o prácticas que conforman tu sistema de gestión RRHH. 

Lo importante es que sepas identificar de todos ellos, a los más importantes, a la hora de presentarlos y debatirlos en tus consejos de dirección o comité de gerencia.

Con mi equipo de RRHH discutía todos los KPIs de cada Subproceso, (no más de 12 en cada uno de ellos) con los directivos y ejecutivos principales, solo los más importantes de cada subproceso. (No más de 25 inicialmente, no más de 15 en otras situaciones)

Te toca definir a ti, la cantidad más conveniente de KPIs en función de tu propio sistema de gestión.

9. Utilizar solo KPIs de otras organizaciones.

Aprender de otros, es una excelente y rápida solución. De hecho el benchmarking, es una técnica que he utilizado con mucha efectividad en mi carrera profesional y te la recomiendo.

Pero ten presente que deberás adaptar lo aprendido de otros, al contexto de tu organización. Si no, no te va a funcionar.

En mi Curso sobre cómo construir tus KPIs en RRHH, ofrezco un menú de casi 300 KPIs con sus fórmulas de cálculo, que ayudan a visualizar y hasta tener ideas para la creación de KPIs, pero recalco en la importancia de adaptarlos, de mejorarlos, de adecuarlos a la cada situación específica y sobre todo de crear tus propios KPIs en RRHH.

10. No compartir los resultados con las personas involucradas o adecuadas.

De mis primeros jefes aprendí, que hay que promocionar y dar visibilidad, sobre cómo RRHH está ejecutando sus procesos y cómo está ayudando a la empresa a conseguir sus objetivos, a las personas que deciden en una organización.

No basta con compartirlo con tu propia gente de RRHH. Nadie más lo va a hacer si no empiezas tú mismo.

Crea una cultura de enfoque en los resultados. 

Organiza y desarrolla reuniones de Balances de RRHH (trimestrales y anuales), involucrando a tus principales directivos. Muestra las correlaciones de los resultados de tus KPIs en RRHH con los resultados de la organización.

Tal vez muchos otros factores estén influyendo y al inicio te sea difícil aislar la influencia específica de RRHH, pero al menos demuéstrales que las mejoras (o los fallos) de RRHH van a la par de las mejoras (o los fallos) de la empresa

¿Qué errores has cometido en tu empresa en el tema de mediciones en RRHH?

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